Uno de los problemas más comunes de las personas muy ocupadas, con un alto nivel de estrés y carga de trabajo, es que a pesar de que todo el día están gestionando y haciendo tareas, no logran avanzar en sus proyectos importantes, y el día y la semana se les va utilizando listas clasificadas en orden de importancia y prioridad, con una falsa ilusión de que al tachar un pendiente se está siendo productivo y se está impactando realmente en una meta clave.
La verdad es que las listas por sí mismas no son suficientes para lograr avanzar en los proyectos, y si no se hacen de forma inteligente, sólo ofrecerán una falsa sensación de estar avanzando. Esto se comprueba cuando termina la semana y no hay avances importantes en tus proyectos clave, o peor aún, las metas que realmente impactarán en tu calidad de vida siguen sin tocarse.
Usualmente la manera de gestionar las tareas y pendientes diarios se basa en una metodología ya obsoleta de antiguos sistemas y métodos de administración del tiempo de la primera generación, basada en la lista de tareas simple. El hecho de hacer listas y clasificarlas por orden de prioridad no es suficiente para poder gestionar el trabajo de forma productiva.
Te damos algunas razones:
- La lista simple de tareas está desvinculada a tu meta y al beneficio que estás buscando.
Cuando se hacen las listas sin ligarlas a las metas o a los beneficios que te traerá realizarlas, se convierten en tareas que no te motivarán y que, por lo tanto, dará igual si las haces o no. Por ejemplo: te has propuesto correr todos los días 20 minutos. Esta es la tarea, pero en realidad el levantarse en la madrugada a correr te irá costando cada vez más trabajo, a menos que pienses y te digas cada vez que lo vas a hacer que el beneficio será “estar saludable para poder ver crecer a tus hijos y quitarte esos kilos que te sobran”. Creo que esto inyectará algo de motivación ¿no crees?
- Una lista de tareas no te dice en qué momento es mejor hacer cada tarea, aunque tenga más prioridad alguna de ellas.
Las tareas claves y de alta rentabilidad las debes de hacer en el momento en que tu nivel de energía está más alto, y en el lugar adecuado. Por ejemplo, una tarea importante no se debe hacer cuando ya estás al final del día, cansado y sin concentración. Por otro lado, por ejemplo tal vez te acordarás que tienes que escribir un email muy importante, pero en ese momento no estás con tu ordenador o no tienes acceso a internet. Estás en tu casa y no tienes en orden tus tareas pendientes que tienes con tus hijos, tu esposa, alguna necesidad de tu casa, etc. Entonces la gestión de tus tareas será difícil. Por otro lado, si no tienes ubicadas tus tareas claves, que son las que requieren más concentración y energía en un tiempo en el cual tu nivel de energía y concentración es óptimo, terminaras por una de dos: hacerlas mal, o no hacerlas porque ya no son horas.
- Puedes caer en hacer listas muy largas que te pueden abrumar.
Usualmente tienes una lista larga de tareas y pendientes, que sólo verla te puede desmotivar, al percibir que tienes “1000 cosas que hacer”. Para empezar, hay que ser realistas y entender que en un día no podrás hacer 1000 cosas, sino 3 o 5. En cambio tienes que aprender a hacer 3 o 5 cosas pero 1000 % mejor que todas las demás que no son importantes, y que de todos modos las tienes que hacer.
El tener una lista abrumadora de cosas que hacer, termina por desmotivarte, ya que la meta erróneamente será el tacharlas todas, sin importar como las hagas. La recomendación es que definas pocas tareas clave en tu lista de tareas y las distingas de las demás.
RECUERDA
La eficacia en una persona productiva no se mide por el número de cosas que hace, sino por los resultados que logra con lo que hace, sea mucho o poco.
